Многие предприятия за свою деятельность обрастают документацией, которую необходимо хранить в силу различных обстоятельств. Чтобы содержать архив, требуются услуги определенного специалиста, выделение места и сооружение специальных мебельных стендов. Все это требует постоянно растущих затрат. Альтернативой является сдача накопленных документов на ответственное хранение в специализированный склад.
Основные плюсы подобного решения
Преимущества ответственного хранения документации:
- Проводится строгий учет хранящихся документов. На предварительном этапе, складские работники проводят опись, сортируют и укладываю документы в специальные ящики.
- Когда возникает необходимость, представители заказчика совместно со специалистом склада проводят уничтожение документов или их грамотное списание. Кроме процесса утилизации предусмотрена процедура экспертиза ценности сданных бумаг. Это помогает избавиться от ненужного хлама.
- На складе созданы оптимальные условия для сохранности подобного имущества предприятия. Гарантируется сохранность документов на фоне поддержки нудных температурных значений и параметров влажности помещения. Индивидуальные боксы защищены от возможности затопления и оснащены современной системой пожаротушения.
- Заказчика часто беспокоит вопрос о недопущении к документам посторонних лиц.
- Для этого применяются следующие меры:
- Процесс хранения бумаг осуществляется в обезличенных ящиках с пломбой. Емкость состоит из бескислотного картона, гарантирующего сохранность бумажного носителя на весь период, отраженный в договоре.
- Работать с документами разрешено ограниченному кругу лиц, которых в договор вписал сам заказчик услуги. При этом обязательно предоставление разрешительной доверенности от предприятия и конкретного физического лица. После окончания действий с документами производится повторная опломбировка ящиков.
- Складское помещение охраняется профессионалами круглые сутки. Дополнительной защитой служат камеры видеонаблюдения.
- Юридические или физические лица могут кроме бумажных документов хранить и их оцифрованные версии.
Преимущество предлагаемой услуги в том, что нет необходимости вести собственный архив. Это является довольно хлопотным делом и затратным с точки зрения экономичности. Ответственное хранение документации – отличный вариант для небольших компаний, где каждый человек на счету. К тому же услуги отличаются демократичной стоимостью.
Компания «Расклад» обладает необходим штатом сотрудников для проведения подобной деятельности. Цена сервиса напрямую зависит от объема хранимых бумаг.
Загрузка...
